Chính sách bảo mật file in ấn tại In Kỹ Thuật Số - Printing File Confidentiality Policy at In Kỹ Thuật Số

Các file do khách hàng cung cấp chỉ được sử dụng cho các công việc cần thiết để thực hiện đơn hàng, chẳng hạn như:

• Kiểm tra kích thước và thông số file;
• Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu in ấn;
• Bình file hoặc xử lý kỹ thuật cần thiết cho quá trình sản xuất;
• Thực hiện việc in ấn theo yêu cầu của khách hàng;
• Kiểm tra sản phẩm trước khi hoàn tất đơn hàng.

Việc truy cập file được giới hạn trong phạm vi những nhân sự cần thiết để thực hiện công việc liên quan đến đơn hàng.

In Kỹ Thuật Số không chủ động sử dụng file, dữ liệu hoặc tài liệu do khách hàng cung cấp cho các mục đích không liên quan đến việc thực hiện đơn hàng.

Đặc biệt, các nội dung thuộc dự án nội bộ, chiến dịch chưa công bố, thiết kế sản phẩm, dữ liệu doanh nghiệp hoặc các tài liệu có tính bảo mật được xử lý theo nguyên tắc hạn chế quyền truy cập và sử dụng đúng mục đích.

Trường hợp cần sử dụng hình ảnh sản phẩm hoặc nội dung liên quan cho hoạt động truyền thông, giới thiệu sản phẩm hoặc các mục đích khác ngoài phạm vi thực hiện đơn hàng, In Kỹ Thuật Số sẽ thực hiện trên cơ sở có sự đồng ý phù hợp của khách hàng.

Sau khi hoàn tất việc in ấn và các công việc liên quan theo yêu cầu của khách hàng, In Kỹ Thuật Số sẽ thực hiện việc xóa các tệp tin, dữ liệu và tài liệu điện tử do khách hàng cung cấp phục vụ trực tiếp cho việc in ấn khỏi các thiết bị, máy tính và hệ thống lưu trữ đang được sử dụng trực tiếp cho quá trình thực hiện công việc, trong phạm vi hợp lý và thuộc quyền kiểm soát của chúng tôi.

Mục đích của việc này là hạn chế việc lưu giữ dữ liệu không còn cần thiết và tăng cường bảo mật thông tin cho khách hàng sau khi đơn hàng đã hoàn tất.

Trong quá trình vận hành hệ thống, một số dữ liệu có thể được tạo hoặc lưu trữ tự động trong:

• Hệ thống sao lưu;
• Hệ thống phục hồi dữ liệu;
• Bộ nhớ đệm;
• Hoặc các hệ thống kỹ thuật tự động khác.

Đối với những dữ liệu mà hệ thống không cho phép chủ động xóa riêng lẻ theo quy trình vận hành thông thường, dữ liệu có thể tiếp tục tồn tại trong hệ thống kỹ thuật trong một khoảng thời gian nhất định.

Các dữ liệu này, nếu còn tồn tại, không được In Kỹ Thuật Số chủ động truy cập, khai thác, sử dụng, sao chép, tiết lộ hoặc cung cấp cho bên thứ ba cho các mục đích khác.

Ngoại lệ chỉ áp dụng trong trường hợp cần thiết cho việc phục hồi hệ thống hoặc theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Ngoài ra, một số dữ liệu hoặc tài liệu có thể được lưu giữ trong trường hợp pháp luật có quy định bắt buộc phải lưu giữ.

Trong suốt quá trình sản xuất, In Kỹ Thuật Số áp dụng nguyên tắc:

Chỉ tiếp nhận những dữ liệu cần thiết → chỉ sử dụng cho mục đích thực hiện đơn hàng → hạn chế người được tiếp cận → xử lý file sau khi hoàn tất công việc.

Đối với các đơn hàng có yêu cầu bảo mật cao hơn, khách hàng có thể thông báo trước để hai bên thống nhất thêm về:

• Phạm vi nhân sự được tiếp cận file;
• Cách thức bàn giao dữ liệu;
• Yêu cầu xóa file sau sản xuất;
• Thỏa thuận bảo mật NDA;
• Hoặc các yêu cầu bảo mật riêng của doanh nghiệp.

Đối với các dự án có nội dung chưa công bố hoặc có yêu cầu bảo mật đặc biệt, In Kỹ Thuật Số có thể phối hợp với khách hàng để thực hiện Thỏa thuận bảo mật - NDA trước khi tiếp nhận và xử lý dữ liệu.

Điều này đặc biệt phù hợp đối với các đơn hàng như:

• Sản phẩm chuẩn bị ra mắt;
• Chiến dịch marketing chưa công bố;
• Bao bì hoặc thiết kế sản phẩm mới;
• Tài liệu nội bộ doanh nghiệp;
• Tài liệu hội nghị, sự kiện;
• Dữ liệu nghiên cứu;
• Tài liệu có thông tin nhạy cảm về hoạt động kinh doanh.

Chúng tôi hiểu rằng đối với nhiều khách hàng, file in không chỉ đơn giản là một file thiết kế mà còn có thể chứa thông tin kinh doanh, ý tưởng, dữ liệu hoặc kế hoạch chưa được công bố.

Vì vậy, In Kỹ Thuật Số luôn hướng đến việc xử lý dữ liệu của khách hàng với nguyên tắc:

Đúng mục đích – Đúng phạm vi – Hạn chế lưu giữ – Bảo mật thông tin.

Nếu đơn hàng của Quý khách có yêu cầu bảo mật đặc biệt, vui lòng thông báo cho nhân viên phụ trách trước khi gửi file để chúng tôi có phương án tiếp nhận và xử lý phù hợp.

When customers provide design files, internal documents, images, product data, or other materials for printing purposes, In Kỹ Thuật Số understands that such information may be important and confidential.

Accordingly, we handle, use, and process customer files based on the principle that such data is used solely for the purpose of fulfilling the printing order and retained only to the extent reasonably necessary after the work has been completed.

Customer files are used only for purposes necessary to fulfill the printing order, including:

• Checking file dimensions and specifications;
• Reviewing whether the file is suitable for the requested printing requirements;
• File imposition and other technical processing required for production;
• Printing in accordance with the customer’s requirements;
• Inspecting the printed products before completion of the order.

Access to customer files is limited to personnel who reasonably need such access in order to perform work related to the order.

In Kỹ Thuật Số does not intentionally use files, data, or documents provided by customers for purposes unrelated to the fulfillment of the printing order.

In particular, materials relating to internal projects, unreleased campaigns, product designs, corporate data, or other confidential information are handled on a restricted-access and purpose-limited basis.

If product images or related content are to be used for communications, promotional purposes, portfolio purposes, or any other purpose outside the scope of fulfilling the order, In Kỹ Thuật Số will do so only on the basis of appropriate customer consent.

After the printing work and related services requested by the customer have been completed, In Kỹ Thuật Số will take reasonable steps to delete files, data, and electronic documents provided by the customer for direct use in the printing process from devices, computers, and storage systems actively used in performing the work, to the extent reasonably possible and within our control.

The purpose of this process is to minimize unnecessary retention of customer data and strengthen information confidentiality after the order has been completed.

During normal system operations, certain data may be automatically created or retained in:

• Backup systems;
• Disaster recovery or data recovery systems;
• Cache memory;
• Other automated technical systems.

Where such data cannot reasonably be individually deleted under normal operating procedures, it may remain within technical systems for a certain period of time.

Any such data that remains will not be intentionally accessed, exploited, used, copied, disclosed, or provided to any third party by In Kỹ Thuật Số for unrelated purposes.

Exceptions apply only where access is necessary for system recovery purposes or where disclosure is lawfully required by a competent governmental authority.

Certain data or documents may also be retained where such retention is required by applicable law.

Throughout the production process, In Kỹ Thuật Số applies the following principle:

Receive only necessary data → use it only for order fulfillment → restrict access to relevant personnel → process or delete working files after completion of the work.

For orders requiring a higher level of confidentiality, customers may notify us in advance so that both parties can agree on additional measures regarding:

• The personnel permitted to access the files;
• The method of file transfer;
• File deletion requirements after production;
• Non-Disclosure Agreements (NDAs);
• Other company-specific confidentiality requirements.

For projects involving unreleased content or special confidentiality requirements, In Kỹ Thuật Số may work with the customer to enter into a Non-Disclosure Agreement (NDA) before receiving and processing the relevant data.

This is particularly appropriate for orders involving:

• Products that have not yet been launched;
• Unreleased marketing campaigns;
• New packaging or product designs;
• Internal corporate documents;
• Conference or event materials;
• Research data;
• Documents containing sensitive business information.

We understand that, for many customers, a printing file is not merely a design file. It may also contain business information, ideas, data, or plans that have not yet been publicly disclosed.

Accordingly, In Kỹ Thuật Số seeks to handle customer data according to the following principles:

Purpose-limited use – Appropriate access – Minimal retention – Information confidentiality.

If your order involves special confidentiality requirements, please notify the responsible staff member before sending your files so that appropriate handling and protection measures can be arranged.