Một số lưu ý để giải quyết khó khăn khi tổ chức sự kiện

Với vai trò là chuyên viên tổ chức sự kiện hay điều phối viên, bạn cần phải chuẩn bị để đối phó với bất kì tình huống nào sẽ xảy ra trước hay trong quá trình diễn ra sự kiện. Cần theo sát và cẩn thận vì nếu không bạn sẽ dễ dàng mắc sai sót trong quá trình lập kế hoạch sự kiện và hệ quả của nó sẽ làm bạn gặp trở ngại khi tổ chức sự kiện.

Đôi khi, những phát sinh hay rắc rối trong quá trình tổ chức sự kiện làm bạn đau đầu nhưng có một vài cách để mọi thứ quay trở lại quỹ đạo và tránh được những thảm họa:

Bạn đang sử dụng lại ý tưởng cũ đã làm năm ngoái.

Ý tưởng mới là yếu tố quan trọng để sự kiện thành công, bạn thường xuyên tổ chức loại sự kiện này, thậm chí là làm hàng năm cho cùng một công ty thì ý tưởng mới là rất cần thiết để thu hút khách tham dự và làm hài lòng đối tác của bạn.

Hãy thử tìm các chủ đề khách nhau, trò chơi mới, cách trang trí độc đáo hay địa điểm tổ chức mới. Nhìn lại những phản hồi mà bạn đã thu thập từ các sự kiện trước đó và lưu ý về những điểm thực sự nổi bật và thu hút khách tham dự. Trao đổi với các thành viên trong nhóm lập kế hoạch để xem xét đánh giá và ý kiến của họ. Những thông tin đó biết đâu sẽ khơi nguồn cho những ý tưởng mới của bạn.

Bạn vẫn chưa nhận đủ hồi âm từ phía khách hàng như bạn mong đợi

Sự kiện của bạn có thể rơi thẳng nếu bạn không giải quyết vấn đề này ngay lập tức. Bạn không muốn làm phiền người tham dự nhưng bạn muốn họ biết lý do tại sao họ không nên bỏ lỡ sự kiện của bạn. Có hai hướng bạn có thể tiếp cận là: email và phương tiện truyền thông xã hội.

Gửi đến họ những bài viết hữu ích và quảng cáo. Loạt bài này phải cung cấp nhiều thông tin nhưng phải ngắn gọn, rõ ràng và như một lời nhắc nhở nhẹ nhàng rằng sắp tới họ có một sự kiện rất đáng xem xét để đến tham dự - đó chính là sự kiện của bạn. Câu trả lời tốt nhất cho câu hỏi "Tại sao phải tham dự sự kiện của bạn?", là bạn nên đưa  ra nhiều lý do có lợi khi khách mời tham gia sự kiện của bạn.

Bạn cũng có thể tận dụng các mạng xã hội để đăng tải thông tin sự kiện và thu hút khách tham dự. Và tất nhiên các bài viết này phải có đường link dẫn đến trang đích của sự kiện. Và nội dung thì cần phải nhấn mạnh những lợi ích của sự kiện, khuyến khích đăng kí trực tuyến ...

Bạn đang nhận được đánh giá tiêu cực trên các phương tiện truyền thông hoặc ở nơi khác

Phương tiện truyền thông tất nhiên là hữu ích để nhân rộng thông tin tuy nhiên bạn cũng cần theo dõi các cuộc đàm thoại trên các trang mạng, diễn đàn… để khi nhận được bất kì phản hồi tiêu cực hay cố tình phá đám nào, bạn cũng sẽ kịp thời có hành động ngay lập tức.

Khi có ai đó muốn tiếp cận cộng đồng của bạn, hãy nhanh chóng trả lời các câu hỏi, thắc mắc của họ, và điều đó giúp các bên khác thấy được họ luôn luôn được bạn lắng nghe. Thông tin lan rộng trên mạng truyền thông xã hội điều đó cũng người mọi người đang dõi theo sự kiện của bạn vì vậy hãy chắc chắn là bạn luôn sẵn sàng hành động.

Theo dõi những phản hồi từ khách tham dự và đối tác giúp bạn ngăn ngừa những sai lầm trước và khi sự kiện đang diễn ra. Nguyên tắc vàng là phải luôn luôn chú ý đến thông tin phản hồi và lưu giữ nó để tham khảo cho các sự kiện khác trong tương lai. Lắng nghe và giải quyết phản hồi một cách tích cực không chị giúp bạn tránh rắc rối mà còn nhìn thấy những cơ hội, những ý tưởng mới khác.