Marketer và Designer luôn nhớ những cách tránh sai sót khi xuất file in

Thông thường, câu trả lời nhận được sẽ là do anh Designer. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên có cách nhìn khác sau khi đọc qua bài này. Bởi suy cho cùng, cả Marketer và Designer đang “ngồi chung trên một con thuyền”. Trên hết, hãy hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra cho mẫu thiết kế, và sau đó phó mặc cho…”hên xui”…

Cách hạn chế như thế nào? Bạn sẽ tìm thấy khá nhiều những lời khuyên hữu ích khi làm việc với designer_người luôn sát cánh với bạn thông qua những “nhắc nhở” sau đây:

1> Hệ màu

Có 2 hệ màu mà dân thiết kế hay sử dụng:

- Màu tổng hợp từ ánh sáng trắng RGB (Red; Green; Blue)

Từ viết tắt RGB trong tiếng Anh có nghĩa là đỏ (red), xanh lá cây (green) và xanh lam (blue). Hệ màu này thông thường được sử dụng trong thiết kế web, xửa lý hình ảnh…

- Màu tự nhiên (màu in ấn) CMYK ( Cyan; Magenta; Yellow; Key = black)

Hệ màu CMYK

Từ CMYK (hay đôi khi là YMCK) là từ viết tắt trong tiếng Anh của các màu sau:

- C=Cyan trong tiếng Anh có nghĩa là màu xanh lơ

- M=Magenta trong tiếng Anh có nghĩa là màu hồng sẫm

- Y=Yellow trong tiếng Anh có nghĩa là màu vàng

- K=Key (trong tiếng Anh nên hiểu theo nghĩa là cái gì đó then chốt hay chủ yếu để ám chỉ màu đen mặc dù màu này có tên tiếng Anh là black do chữ B đã được sử dụng để chỉ màu xanh lam (blue) trong mô hình màu RGB để tạo các màu khác.


Phần lớn các ứng dụng đồ họa như CorelDraw, Adobe PhotoShop, Adobe Illustrator v.v… đều dùng hệ màu này trong thiết kế in ấn.

Hãy sử dụng hệ CMYK ngay từ đầu trong thiết kế để tránh vào phút cuối mà quên chuyển từ màu RGB sang CMYK. Trong một vài mẫu thiết kế, đôi khi, màu sẽ bị tái khi chuyển từ RGB sang CMYK. Lúc đó phải xử lý lại, khổ lắm

2> Độ phân giải

Trước hết, các bạn nên biết rằng: Hình ảnh do vô số các chấm vuông vuông nhỏ li ti kết hợp lại

Và dpi có nghĩa là dot per inch(số điểm ảnh trên diện tích là 1 inch) mà designer thường gọi là độ phân giải

VD: Độ phân giải 300 dpi nghĩa là trên 1 diện tích là 1 inch thì có 300 “thằng ô vuông” nhỏ nhỏ. Hay độ phân giải 72 dpi là có 72 “thằng ô vuông” trên 1 inch.

Số điểm ảnh trên 1 inch càng nhiều thì ảnh càng mịn, ngược lại, càng ít thì càng bị “rổ” he he..

Nguồn hình ảnh trên Internet là một lợi thế khiến cho những mẫu thiết kế trở nên đẹp và hấp dẫn hơn. Tuy vậy, phải tùy thuộc vào kích thước, chất liệu in ấn mà chúng ta chọn hình.

VD: In trên khổ giấy A4, hình có kích thước 300 x 400 thì vẫn đáp ứng được độ phân giải. Nhưng cũng với độ phân giải này, mang đi in offset khổ A3 hoặc A2 thì hình sẽ bị vỡ(không sắc nét).

Hình trên mạng thường có độ phân giải thấp 72dpi, hình sử dụng trong thiết kế in ấn chuẩn phải 300dpi. Tình trạng sử dụng hình còn tùy thuộc vào mục đích, nếu vô ý thì hậu quả khó lường, hoặc không có hình thay thế, in ra bị hột, vỡ nát. Còn nếu muốn vừa lòng khách hàng thì phải bỏ số tiền nhờ studio mà chưa chắc đã ưng ý. Vì vậy, các bạn phải luôn cẩn thận “kiểm tra, nhắc nhở” các anh Designer về việc này, kẻo hối hận thì đã muộn màng, Marketer nhé.

3> Link (Liên kết hình ảnh)

Link là một chức năng giống như Insert Image trong Microsoft Office. Chức năng này được sử dụng trong một số phần mềm thiết kế đồ họa chuyên nghiệp như Adobe Illustrator.

Ưu điểm của nó là: khi bạn sửa hình ảnh gốc (đã link) thì hình ảnh trong mẫu thiết kế cũng thay đổi theo (không cần chỉnh sửa lại một lần nữa). Cũng chính vì lý do này mà khi ảnh gốc hoặc mẫu thiết kế chuyển sang 1 folder khác thì xem như đường dẫn bị lỗi.

Các Marketer nhớ nhắc nhở “cộng sự” mình ngắt link hình ảnh hoặc chèn hình hẳn vào mẫu luôn(trong Illustrator gọi là place). Hoặc muốn biết mẫu thiết kế có còn “link” không, sao khi chép file ra CD, chuyển 1 máy khác mở đúng file đó. Bật lên là một lỗ trống trắng tinh, có 2 đường chéo ngay vị trí hình thì biết đó là …xuất file lại đi nhé

4> Font chữ

Font là kiểu chữ, loại chữ sử dụng trong mẫu thiết kế. Font chữ chỉ bị lỗi khi chuyển từ máy A(có loại font đó) sang máy B(không có loại font đó). Vì vậy, hãy convert font trong file thiết kế, hoặc chép theo những bộ font đã sử dụng, luôn luôn thế. “Cẩn tắc vô áy náy” mà!

5> Lỗi chính tả

Lỗi chính tả luôn là điều kinh khủng đối với bất cứ ai dính với thiết kế in ấn. (Ma cà tưng chúng ta cũng không ngoại lệ đâu nha). Chẳng phải Designer thiết kế dở, mà vì họ “quen hơi” với mẫu thiết kế nên ít khi nhận ra. Hãy đề nghị in ra mẫu thiết kế để cùng kiểm tra lỗi chính tả với họ. Ngoài ra, khi giao file, nên có 2 phần:

1. CD chứa file thiết kế (gọi là bản mềm)

2.  Mẫu thiết kế (trong CD) được in ra (gọi là bản cứng)

Lưu ý cực kỳ quan trọng: Đầu tiên ghi CD, sau đó hãy dùng chính file trên CD đó để in. Điều này sẽ tránh được sai xót rất lớn khi in.(Không nên có thói quen ghi CD nhưng in file trên máy vì rất có thể 2 file này khác nhau do một lý do vô tình nào đó)

6> Màu thiết kế khác nhau

Các bạn lưu ý một số điều sau:

- Màu của mẫu thiết kế hiển thị trên màn hình mỗi máy khác nhau.

- Màu sắc máy in phun trong công ty hoàn toàn khác so với loại được in sản phẩm (bài 2 đã từng đề cập về khía cạnh này nhưng với cách sử dụng Giấy).

- Màu sắc trên máy in proof (in test) cũng khác nhau so với sản phẩm thật.

- Ngay cả màu sắc khi in trên cùng 1 máy cũng khác nhau khi in trước, in sau.(VD: Tờ in thứ 150 có thể khác so với tờ thứ 3000)…

Khách hàng ngạc nhiên là điều bình thường, hãy bày tỏ với họ về điều này trước. Không nên nói quá nhiều về sự hoàn hảo tuyệt đối của sản phẩm là chất lượng tốt nhất. Phần này hãy lưu ý bản in duyệt mẫu có chất lượng gần như sản phẩm thật.

Hãy soạn sẵn nội dung(chỉ cần ký duyệt) như sau trên bản in ký duyệt: “Tôi đồng ý in ấn với nội dung và mẫu thiết kế này”. Nhấn mạnh đến việc màu sắc có thể khác đi 3-5% do ảnh hưởng giấy.(Đậm hơn, nhạt hơn)…Bên cạnh đó, do chất lượng in không ổn định như thế nên phải tính đến việc bù hao giấy cho những sản phẩm không đạt(phải bỏ).

Ví dụ: Sản phẩm cuối cùng là 1000 tờ leaflet.(Khi in có thể bù hao 200-300 tờ, điều này còn phụ thuộc rất nhiều khi hiệu chỉnh mực in của nhà in)

7> Nên xuất loại file gì

Việc xuất file phụ thuộc vào mức độ “chuyên nghiệp” của Designer rất nhiều, hoặc có thể do mức độ quan trọng của sản phẩm mà bạn xuất file. Chúng ta có thể liệt ra một số cách xuất file sau:

- Xuất chỉ 1 file hình ảnh có đuôi “.JPG” (Có thể sử dụng trong việc in văn phòng, in hiflex kỹ thuật số, in PP…)

- Xuất file gốc đã convert font + file hình ảnh có đuôi “.JPG” (Đây là cách thường thấy trong in ấn. File gốc để in, file hình ảnh JPG để xem và đối chiếu).

- Xuất file gốc đã convert font + file có đuôi “.dpf” (file nào cũng có thể in, tùy theo mức độ và chất lượng).

- Trọn bộ: File gốc chưa convert font + Bộ font chữ sử dụng trong mẫu thiết kế + File có đuôi “.dpf” + file có đuôi “.JPG” + Hình ảnh link trong mẫu thiết kế. (Có thể đóng gói theo cách lưu tất cả file riêng lẻ vào 1 folder hoặc nếu đang thiết kế trong chương trình  Indesign thì nó sẽ tự động xuất ra trọn bộ vào 1 folder).

8> Nhầm lẫn khi lấy CD In

Không chỉ trong thiết kế, in ấn hay ma cà tưng; mà còn với tất cả những ai đang sử dụng máy tính để hỗ trợ công việc hàng ngày thì cách lưu trữ, đặt tên file cũng cần đến kỹ năng và kinh nghiệm nữa đó nha. Huống chi 1 mẫu thiết kế có rất nhiều lần chỉnh sửa theo thời gian…

Cách lưu file theo cú pháp như sau:

Tên công ty_Tên Sản phẩm_Phiên bản_Năm tháng ngày

VD: BMG_Banner 5m x 1m_Final_20100131

Lưu theo cách này sẽ có ưu điểm là: File tự động sắp xếp theo thời gian, dễ tìm, dễ quản lý


Trong lúc xuất file, tình hình tương đối căng thẳng, có khi phải ghi đến 2, 3 CD do chỉnh sửa liên tục. Thế nên, đĩa nào ghi xong mà file bị lỗi thì loại ngay(vứt sọt rác), không đặt lung tung trên bàn. Tránh tình trạng cầm nhầm. File trong CD sửa rồi không lấy, lấy trúng cái chưa sửa mà bụng đinh ninh rằng đó là file cuối. Khi cầm trên tay sản phẩm của mình mới tá hỏa, há hốc mồm thốt lên chữ: giá như…

9> Nhãn CD rõ ràng dễ hiểu

CD chứa file in nên có nhãn được viết với nội dung tương tự như mẫu sau:

- Công ty XYZ

- Sản phẩm OPQ

- Ngày tháng năm xuất file

- Liên lạc

Lưu ý: Có một lưu ý nhỏ với các bạn rằng về việc chọn nhà in thiết kế mẫu hay công ty thiết kế chuyên nghiệp thiết kế mẫu: Nhà in thường có đội ngũ làm việc thiết kế, chế bản, xuất file in ấn. Vì vậy, nếu mẫu thiết kế đơn giản thì bạn có thể yêu cầu họ thiết kế “free”. (Mẫu sẽ không đẹp). Ngược lại, nếu mẫu thiết kế của bạn đòi hỏi ở mức cao cấp thì việc chọn 1 công ty thiết kế là điều nên làm. Không nên buộc công ty in ấn thiết kế “free” và mẫu thiết kế đạt chất lượng được